Czy umowa o roboty budowlane sporządzona w formie pisemnej jest konieczna?
Budowa domu od zawsze kojarzyła mi się z ogromną ilością decyzji, które trzeba będzie podjąć. Począwszy od wyboru lokalizacji, projektu i materiałów, poprzez zatrudnienie odpowiednich fachowców, aż po kwestie wyposażenia i dekoracji. Dodatkowo– co być może zabrzmi trochę groźnie – każda z tych decyzji wiąże się z koniecznością zawarcia jakiejś umowy. Trzeba kupić działkę, zamówić albo kupić gotowy projekt, zawrzeć odpowiednie umowy z kierownikiem budowy i wykonawcami robót itp. itd. umowa o roboty budowlane
Niektóre z tych umów zawieramy niemal nieświadomie (np. kupno materiałów). Do innych poważnie się przygotowujemy (np. zakup działki). Warto byśmy mieli jednak świadomość, że jesteśmy stronami tych wszystkich porozumień i że przysługują nam w związku z tym określone prawa i obowiązki. Jakie? To najłatwiej możemy ustalić, jeżeli została sporządzona umowa w formie pisemnej.
Pytanie za sto punktów brzmi jednak: czy zawsze umowa– a w szczególności umowa o roboty budowlane– sporządzona w formie pisemnej jest konieczna? Zdarza się, że jakiś przepis narzuca nam formę zawieranej umowy i forma ta jest w związku z tym obowiązkowa. Zdecydowanie więcej jest jednak sytuacji, kiedy teoretycznie obowiązku nie ma. Istnieje jednak szereg czynników przemawiających właśnie za takim rozwiązaniem.
Kiedy zawarcie umowy w określonej formie jest obowiązkowe?
W dużym uproszczeniu możemy podzielić wszystkie umowy na umowy zawierane ustnie i umowy zawieranie w formie pisemnej, czyli w jakikolwiek sposób utrwalone. Umowa w formie pisemnej może przybrać ponadto jedną z form szczególnych. Poniżej wskazane zostały najważniejsze informacje dotyczące form umów zawieranych w związku z szeroko rozumianą budową domu:
Umowa w formie aktu notarialnego
W formie aktu notarialnego musimy zawierać wszystkie umowy „przenoszące własność nieruchomości”. Dotyczy to sytuacji, kiedy:
- kupujemy działkę/dom/mieszkanie,
- nabywamy część nieruchomości w wyniku działu spadku czy zniesienia współwłasności,
- dostajemy nieruchomość jako darowiznę (np. od rodziców)
Sporządzenie umowy w formie aktu notarialnego wiąże się z dodatkowymi kosztami, ale gwarantuje pewność obrotu. Jest też o tyle wygodne, że projekt aktu przygotowuje dla nas notariusz, który doskonale wie, co umowa powinna zawierać. Oczywiście poza warunkami koniecznymi i wystarczającymi można w każdej umowie dodać wiele kwestii indywidualnie ustalonych przez strony. Są nimi np. sposób zapłaty ceny, rozliczenia związane z wyposażeniem czy innymi nakładami na nieruchomość itp. W tym przypadku wskazany będzie kontakt z prawnikiem, który w odpowiedni sposób zabezpieczy nasze prawa.
Jeszcze raz podkreślam – umowa, na mocy której następuje przeniesienie własności nieruchomości zawarta w formie innej niż akt notarialny jest nieważna. Nie wywołuje żadnych skutków prawnych.
Umowa w formie pisemnej
Najpowszechniejszą formą zawierania umów jest zwykła forma pisemna. Postanowienia kontraktu spisuje się (na komputerze, rzadziej ręcznie), a następnie składamy własnoręczne podpisy osób reprezentujących wszystkie strony umowy. Dopuszczalna jest też sytuacja, kiedy każda osoba podpisuje swój egzemplarz umowy i przekazuje go drugiej stronie.
O ile opisany powyżej obowiązek zawierania umów dotyczących przeniesienia własności nieruchomości ma wpływ na ważność zawartej umowy, to w przypadku umów zawieranych w formie pisemnej rzadko przewidziany jest taki rygor. Jeżeli już przepisy wskazują, że powinniśmy zawierać umowy w formie pisemnej (a robią to rzadko), to konsekwencją zastosowania innej formy są zazwyczaj „tylko” ograniczenia w możliwości wykazywania jej treści przed sądem.
Umowa o roboty budowlane w formie innej niż pisemna i „zakazy dowodowe”
Zgodnie z przepisami, umowa o roboty budowlane powinna zostać stwierdzona pismem, nie jest to jednak warunek jej ważności. Co to oznacza? Umowa o roboty budowlane zawarta drogą mailową czy nawet ustnie też będzie ważna i w przypadku ewentualnego sporu będzie można dochodzić wynikających z niej praw. Jeżeli jednak sprawa trafi przed sąd pojawi się tajemnicze hasło „zakazy dowodowe”.
W pewnym uproszczeniu wygląda to tak:
jeżeli przepis nakazuje sporządzenie umowy na piśmie, ale jednocześnie nie ma w nim sformułowania „pod rygorem nieważności” (albo podobnego), to umowa sporządzona w innej formie, nawet ustnej, też, co do zasady jest ważna.
ALE
jeżeli w związku z wykonywaniem tej umowy powstanie spór i trafi on do sądu, to w sądzie nie będzie można wystąpić o przesłuchanie świadków czy stron w celu wykazania treści umowy. Sąd oprze się tylko na ewentualnych dokumentach.
Intencja ustawodawcy jest mniej więcej taka: sugeruję Ci, żebyś zawarł umowę na piśmie. Jeśli tego nie zrobisz, Twoja sprawa. Tylko nie proś potem i tak obciążonych pracą sądów, żeby wypytywały kilkunastu świadków o to, na co się umówiłeś. W sumie dosyć logiczne.
Kiedy sąd może przesłuchać świadków w przypadku braku umowy na piśmie?
Ustawodawca nie jest jednak do końca konsekwentny i od ogólnej reguły przewidział szereg wyjątków. Zakaz przesłuchiwania świadków i stron na okoliczność zawartej umowy nie obowiązuje, gdy:
- obie strony wyrażą na to zgodę,
- żąda tego konsument w sporze z przedsiębiorcą,
- fakt dokonania czynności prawnej jest uprawdopodobniony za pomocą dokumentu (i chodzi tu zarówno o dokument sporządzony na piśmie, jak i dokument elektroniczny, oznaczający każdą treść przechowywaną w postaci elektronicznej, w szczególności tekst lub nagranie dźwiękowe, wizualne lub audiowizualne),
- w stosunkach między przedsiębiorcami.
Wystarczy zatem, że przy zawieraniu umowy działaliśmy jako konsument albo że mamy maila lub film (ewentualnie nagranie audio) z przebiegu negocjacji czy z czynności przygotowujących wykonanie umowy. W tych przypadkach możemy całą dalszą część ustalić przesłuchując świadków.
Jak widać, omówiony zakaz dowodowy w praktyce nie jest wcale taki groźny. Jednak sam fakt, że można ustalać treść umowy przesłuchując osoby, które coś na jej temat wiedzą, może nie wystarczyć do wykazania przysługujących nam praw. Sąd ma często słowo przeciwko słowu, a to znacznie trudniejsza sytuacja niż słowo przeciwko pismu.
Zmiany umowy
Trzeba jeszcze wspomnieć o sytuacji, kiedy strony umowy same sobie narzucają, że jej zmiany, przedłużenie, a także wypowiedzenie czy odstąpienie wymagają formy pisemnej. W takim przypadku trzeba wyraźnie zastrzec, że określona forma jest wymagana dla skuteczności danej czynności. W przeciwnym wypadku znowu będzie to tylko zastrzeżenie dla celów dowodowych.
Umowa w formie dokumentowej
Na skutek nowelizacji z 2016 r. w Kodeksie cywilnym znalazły się przepisy dotyczące formy dokumentowej (w tym też definicja samego dokumentu). To duże ułatwienie w przypadku pojawienia się rozbieżności w rozumieniu umowy, która nie została sporządzona w tradycyjnej formie pisemnej. Czytaj więcej na temat formy dokumentowej.
Powyżej wymieniałam najważniejsze sytuacje, kiedy przepisy w jakikolwiek sposób wskazują, że umowa, w szczególności interesująca nas umowa o roboty budowlane, powinna zostać zawarta w formie pisemnej. Czy to jednak oznacza, że nie warto sobie zaprzątać głowy sporządzaniem i podpisywaniem jakichkolwiek umów? Moim zdaniem– nie. Co więcej, im mniej przepisy mówią w danej sprawie, tym więcej możemy, ale też powinniśmy uregulować sami.
Dlaczego więc warto sporządzać umowy o roboty budowlane w formie pisemnej?
Przyczyn, dla których lepiej mieć umowę w formie pisemnej niż jej nie mieć mogłabym wymienić bardzo wiele. Ograniczę się do tych najistotniejszych:
Największe zalety zawierania umowy o roboty budowlane w formie pisemnej to:
1. Wiem na co się umawiam i czego mogę oczekiwać.
Budowa i wykańczanie domu wymagają zatrudnienia wielu specjalistów – hydraulika, elektryka, glazurnika, stolarza itp. Każdy z nich zna się na swoim fachu – kiedy mówi co zrobi, on wie o czym mówi. A Ty wiesz? Nikt nie wymaga od inwestora, żeby się na wszystkim znał. Niemniej jednak w każdej branży łatwo o naciągaczy. Często używają trudnego, specjalistycznego języka próbując drogo sprzedać swoje usługi. A nawet jeśli trafisz na uczciwego fachowca to nie znając języka branżowego możesz nie wiedzieć na co się właściwie godzisz. Może być też tak, że w trakcie ustalania warunków współpracy coś negocjujecie i ostatecznie każdy z Was wychodzi ze spotkania ze swoim wyobrażeniem zawartej umowy w głowie. I w momencie, kiedy te wyobrażenia zaczynają się przekładać na konkretne działania pojawia się problem. W czyjej głowie była ta „właściwa” wersja umowy i jaka konkretnie ona była? I nie chodzi tutaj tylko o zakres obowiązków, ale też o terminy czy nawet o wynagrodzenie.
2. Wiem, jakie są moje obowiązki.
Każda strona umowy może odmiennie rozumieć obowiązki drugiej, dlatego warto je spisać i podpisać. Jeśli zdecydujesz się na sporządzenie umowy w formie pisemnej będziesz wiedział kiedy i ile musisz zapłacić, kiedy i w jaki sposób powinieneś dokonać odbioru prac, czy jesteś odpowiedzialny za dostarczenie jakichś materiałów, narzędzi itp.
3. Wiem, co mogę zrobić, jeśli wykonawca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków.
Wiem z doświadczenia, że umowa w formie pisemnej, jest dużo lepszym motywatorem niż niezliczona ilość SMSów czy telefonów. Działa to już na etapie przystąpienia do wykonywania umówionych prac. Jeśli umawiamy się, że pan X przyjdzie po Bożym Narodzeniu, a jest połowa lutego, to naprawdę łatwiej będzie go „zachęcić” uwzględnioną w umowie karą umowną niż grzeczną prośbą wypowiedzianą do słuchawki po raz dziesiąty w tym tygodniu…
Dodatkowo z umową mamy dużo większe szanse w sądzie. Sąd ma wtedy czarno na białym, na co się zgodziliśmy. Nawet jeżeli jakaś kwestia nie będzie w umowie doprecyzowana. Istnieje wtedy duża szansa, że na podstawie innych postanowień będzie można ustalić przynajmniej wspólny cel, intencję, kierunek myślenia. To naprawdę bardzo dużo, kiedy trzeba orzec, kto ma rację.
A co z fachowcami, którzy nie chcą podpisywać umów (bo i tacy istnieją)?
Należałoby zadać sobie pytanie dlaczego nie chcą tego zrobić? W końcu umowa ma zabezpieczać interesy obu stron. Osobiście radzę omijać takich fachowców szerokim łukiem.
Jak wyegzekwować swoje prawa, jeżeli nie ma umowy na piśmie?
Jeżeli świadomie decydujesz się na rezygnację z zawierania umowy w formie pisemnej to zadbaj przynajmniej o to, żeby umowa ustna pozostawiła jakiś ślad. Sporządź np. harmonogram prac (proste wypisanie dat i czynności wystarczy) i dopilnuj, aby wykonawca go podpisał. Wypisz lub opisz wykorzystywane materiały – i również uzyskaj podpis wykonawcy na zestawieniu. Najważniejsze ustalenia możesz ponadto przesłać w mailu (ostatecznie w SMSie). Ale zadbaj o to, aby kontrahent przesłał informację zwrotną z potwierdzeniem, że wszystko się zgadza.
Po co to wszystko? Istnieje pewna ważna zasada, że umów nie sporządza się na dobre czasy. Umowy przydają się dopiero wtedy, kiedy coś się „wali”. I właśnie wtedy najczęściej okazuje się, że każda strona umowy trochę inaczej zapamiętała albo zrozumiała jej treść. Jeżeli mamy umowę na piśmie, podpisaną przez wszystkie strony, to wiadomo, że wyraziły one zgodę właśnie na taką treść– chociaż oczywiście i tu mogą się pojawić różnice w interpretowaniu jakichś pojęć czy postanowień.
Jeżeli nie mamy umowy jako takiej, ale mamy maile, SMSy, czy inne dokumenty potwierdzające ustalenia z wykonawcą, nasza sytuacja też nie jest najgorsza.
Najtrudniej jest wtedy, kiedy wszystko było na słowo, a o naszej wersji może zaświadczyć ewentualnie jakiś świadek (o ile w ogóle się taki znajdzie).
Nie chcę w tym miejscu przekonywać, że jeśli nie ma pisma, to nie warto dochodzić swoich praw. Zawsze warto. Jednak w myśl przysłowia lepiej zapobiegać niż leczyć – lepiej mieć świadomość i zabezpieczać swoje prawa przed powstaniem sporu niż potem szukać jakiegokolwiek śladu zawartego porozumienia.
Aneta Liszewska-Mądra – radca prawny z wykształcenia, doświadczenia i zamiłowania. Prywatnie mama dwuletnich bliźniaczek i ich czteroletniej siostry. W swojej pracy zawodowej kieruje się zasadą, że lepiej zapobiegać niż leczyć, dlatego duży nacisk kładzie na regulowanie wzajemnych relacji jeszcze przed ich nawiązaniem.
Dostępna online: https://liszewskamadra.pl/
https://www.facebook.com/liszewskamadra/
słowa kluczowe: robota o umowy budowlane, budowa umowa, umowa na piśmie, umowa budowlana, budowa domu formalności
Z mojego doswiadczenia wiem ze warto taka umowe sporzadzac na kazdym etapie, najlepiej z bieglym i dokumentacja. Wtedy mamy pewnosc.